Nhà kinh tế xã hội học Vilfredo Pareto (1848 – 1923) đưa ra thuyết này khi thuyết trình về thu nhập xã hội. Trong đó 80% của cải thế giới chỉ tập trung vào 20% người. Những người giàu. 20% ít ỏi còn lại được 80% người khác cắn xé. Những người nghèo.
“Vô lý! Ngược ngạo! Điên rồ!” Đã có tiếng kêu. Thời gian sau, người ta giật mình nhận ra quy lật 80/20 không chỉ ứng dụng vào kinh tế học mà còn tất cả mọi khía cạnh khác của cuộc sống. Quy luật 80/20 bảo rằng 20% đầu vào tạo ra đến 80% đầu ra. Và 80% còn lại chỉ tạo được 20%. Người thông minh là người sống theo quy luật 80/20. Vì vậy hôm nay chúng ta dành toàn bộ bài viết còn lại để học về ông vua của hiệu suất: quy luật 80/20.
“Không phải mỗi ngày một tăng thêm mà chính là mỗi ngày một giảm bớt bằng cách đẽo gọt những thứ vô bổ”.
– Bruce Lee
Richard Koch : Nguyên Lý 80/20
Richard Koch là tác giả của chuỗi sách Nguyên Lý 80/20, Kinh Doanh 80/20, Con Người 80/20. Cuốn sách quan trọng nhất của ông, Nguyên Lý 80/20 là tất cả những gì bạn cần đọc để hiểu về một trong những nguyên lý nổi tiếng của nhà kinh tế học người ý Vilfredo Pareto.
Dưới đây là 10 ý tưởng chính từ Nguyên Lý 80/20 của Richard Koch…
1. Số Ít Đầu Vào Dẫn Đến Số Nhiều Đầu Ra
Danh bạ trên điện thoại của bạn. Danh sách chat Facebook của bạn. Chắc chắn chỉ có một số ít người chiếm hầu hết thời gian trò chuyện (đàm thoại hoặc bàn phím) của bạn.
Tủ quần áo của bạn. Nhìn xem những món đó và nhận diện những món bạn hay mang nhất. Chắc chắc bạn có vài bộ cánh yêu thích mà bạn hay mặc đi mặc lại.
2. Số Ít Nguyên Nhân Tạo Ra Số Nhiều Hậu Quả
Hãy nghĩ về những quyết định bạn đã chọn lựa trong cuộc đời. Bạn ra hàng trăm (hàng ngàn) quyết định mỗi ngày, nhưng bạn có thể nhận ra chỉ một rất ít quan trọng trong đó khiến bạn đã trở thành bạn của ngày hôm nay. Sách gối đầu giường. Di cư. Chọn người yêu. Chia tay. Ứng tuyển công việc.
Đầu tư cũng tương tự. Hầu hết lợi nhuận bạn thu về đến từ một vài quyết định quan trọng – chọn công ty, mua bán nhà, mua bán cổ phiếu, chọn vợ chồng. 10% khoảng đầu tư của Warren Buffet mang lại 90% tài sản kếch xù của ông. Hầu hết lỗ cũng đến từ một vài quyết định quan trọng.
3. Số Ít Nỗ Lực Tạo Ra Số Nhiều Kết Quả
Tất cả thành tựu trong học vấn và sự nghiệp của bạn. Chắc chắn những kỹ năng để bạn hoàn thành công việc tốt chỉ là một phần nhỏ những gì bạn biết và những gì bạn có thể làm, nhưng những kỹ năng này lại mang lại đa số thu nhập.
Ngay cả những dự án bạn đang làm cũng vậy: Hầu hết giá trị của dự án nằm ở một vài việc quan trọng nhất. Số công việc còn lại không ảnh hưởng nhiều lắm đến kết quả cuối cùng.
Có 1,000 món ăn trong siêu thị, nhưng chỉ có số ít trong đó không khiến bạn béo phì. Có 100 bài tập tạ khác nhau, nhưng chỉ có 10 bài hiệu quả thể chất nhất. Có 100 nhân viên ở công ty bạn, nhưng chỉ có 20 người mang lại lợi nhuận cao nhất. Danh sách còn dài.
4. Có Rất Nhiều Tên Gọi Khác Nhau Cho Hiện Tượng Phổ Biến Này
Nguyên Lý 80/20 đã được tuyên ngôn theo nhiều cách bởi nhiều người khác nhau. Quy Luật Pareto, Nguyên Lý 80/20, Quy Luật Số Ít Quan Yếu của Jurran, Nguyên Lý Nỗ Lực Tối Thiểu Của Zipf. Nhưng ý tưởng chính vẫn là một: số ít quan trọng, số nhiều tào lao.
5. Liều Lượng Hiệu Quả Tối Thiểu – Nhận Biết và Phát Triển Dựa Trên 20% Nỗ Lực Có Thể Tạo Ra 80% Kết Quả
Làm càng ít những việc cần thiết càng tốt, không phải làm càng nhiều càng tốt. Liều Lượng Hiệu Quả Tối Thiểu là số lượng ít nhất, tần số ít nhất, và những thay đổi ít nhất để giúp bạn đạt được kết quả bạn muốn. Bạn vừa tốn ít thời gian, ít tiền bạc, ít công sức – vừa đạt được kết quả tốt hơn. Bạn sẽ muốn áp dụng nguyên lý này vì đơn giản thường hiệu quả, phức tạp thường thất bại.
Nếu bạn muốn cải thiện hiệu quả ở mọi lĩnh vực, hãy tập trung vào những gì quan trọng nhất. Không quan trọng bạn đang rèn luyện thể chất, rèn luyện trí não, tìm bạn tình, học tập, làm ăn kinh doanh, cải thiện tình hình tài chính, hay thậm chí tận hưởng cuộc sống. Chỉ có một số ít việc có ý nghĩa, và có rất nhiều việc vô nghĩa.
6. Hầu Hết Những Gì Chúng Ta Làm Đều Mang Lại Giá Trị Thấp – Hãy Loại Bỏ hoặc Giảm Bớt 80% Nỗ Lực Mang Lại Kết Quả Tồi
Mặt kia của hiệu quả 80/20 cũng đúng: trong mọi nỗ lực của bạn, có 1001 cách để lãng phí thời gian và công sức. Bạn chỉ có một cuộc sống hữu hạn, lượng tài nguyên hữu hạn, lượng ý chí hữu hạn, cho nên, bạn cần để ý phân bổ chúng cho khôn ngoan. Nếu một việc chỉ hữu ích có một chút xíu, hãy bỏ việc đó hoặc giao phó cho người khác.
Lời khuyên này thường rất khó thực hành. Chúng ta có xu hướng ôm càng nhiều việc càng tốt (bao gồm việc vặt) để kiếm nhiều tiền hơn (trong khi chỉ nên dành tâm trí những việc giá trị cao nhất), xắn tay áo làm việc nhà với gia đình (trong khi có thể thuê người làm bớt những việc ít giá trị). Tại sao mình làm ít như vậy trong khi đồng nghiệp và vợ con nai lưng ra làm? Về lâu dài, hạn sẽ vượt xa những người có tư duy thông thường, nhưng không dễ dàng thoát khỏi cảm giác tội lỗi lúc đầu.
Bằng cách quyết định rõ ràng về lựa chọn tập trung gì và bỏ đi gì, bạn sẽ giải phóng một lượng lớn thời gian rỗi và năng lực để tập trung vào những việc thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Ngoài danh sách việc-cần-làm, bạn cần có cả danh sách “việc-không-cần-làm”. Nhờ quyết định trước những gì không đáng thời gian và năng lượng của bạn, bạn dễ dàng nói KHÔNG với những việc và yêu cầu giá trị thấp khi chúng xuất hiện. Chấm dứt không làm thường là cách tốt nhất (và dễ nhất) để cải thiện hiệu suất của bạn.
“Bạn chỉ cần làm đúng một vài việc đúng trong đời, miễn là bạn đừng làm sai quá nhiều việc rồi.” – Warren Buffet.
7. Trong Kinh Doanh, Tập Trung Vào Những Sản Phẩm và Dịch Vụ Mang Lại Cho Bạn Nhiều Tiền Nhất, và Loại Bỏ Hoặc Giảm Thiểu Số Còn Lại
Khách hàng không phải là Thượng Đế! Một vài khách hàng có thể giống thiên thần giáng trần – họ thích thú, phấn khích và nhiệt tình mua mọi thứ bạn có. Một số khác lại giống như lũ quỷ sứ từ địa ngục chui lên – họ có mua hàng đấy nhưng sẽ rải bom bạn với những lời phàn nàn, đòi hỏi được đối xử đặc biệt, hay đi nói xấu bạn.
Đây là luật : tìm những khách hàng tốt nhất của bạn và tập trung mang đến trải nghiệm tốt nhất cho họ. Cũng hãy tìm những khách hàng tồi nhất của bạn, và lịch sự mời họ đi chỗ khác – chi phí cơ hội của lũ quỹ sứ này quá cao (tốn thời gian và công sức chăm sóc của bạn). Nhờ đó bạn có nhiều tự do để chăm sóc những khách hàng giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình hơn.
*Đọc lại đoạn trên và thay chữ “khách hàng” bằng “gia đình/bạn bè/đồng nghiệp/sếp”. Khách hàng là những người bạn dành thời gian và công sức phục vụ.
8. Trong Cuộc Sống, Tập Trung Vào Những Hoạt Động Sản Sinh Ra Phần Lớn Sự Thỏa Mãn
Nguyên lý 80/20 cũng áp dụng cho sự thỏa mãn trong cuộc sống của bạn – một vài điều sẽ đóng góp lớn nhất cho niềm hạnh phúc và sự bình yên của bạn. Đó là những việc bạn nên lấy làm trục để xây dựng cuộc sống bao quanh, làm nền móng để vun đắp cuộc đời lên trên. Đối với tôi là dành thời gian cho người thân và bạn bè, có những cuộc đối thoại sâu sắc, chia sẻ những gì tôi biết, học và thử nghiệm, đọc mọi thứ tôi thích, làm những công việc quản lý và sáng tạo. Nếu tôi muốn phát triển bền vững (không phát điên hay căng thẳng quá mức), tôi nên tập trung làm những việc này đều đặn.
Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng những trải nghiệm hằng ngày đóng góp vào niềm hạnh phúc và sự thỏa mãn cuộc sống của bạn hơn là vật chất bạn sở hữu. Hàng xa xỉ là thứ có cũng được, không có cũng không sao. Đầu tư vào du lịch vòng quanh thế giới sẽ tốt hơn sở hữu một căn biệt thự hoành tráng. Đầu tư vào mời café những người tài giỏi hữu ích hơn là mua xe Nexus hay moto Ducatti (ở trong xứ xở thực hành đạo “kẹt xe khổ hạnh”). Đóng tiền tập gym tốt hơn là mua một chiếc đồng hồ Rolex xa xỉ (thay vì mua đồng hồ, hãy mua một Misfit Wearable hi-tek vừa sang vừa hữu ích).
Mặt khác, bạn phải-thật-nhẫn-tâm loại bỏ những thứ không đóng góp vào niềm hạnh phúc và sự thỏa mãn cuộc sống của bạn. Một ví dụ kinh điển là giao thông: rất ít người thích chuyện phải mài mông 1-3 tiếng trên xe bus hoặc chịu đựng kẹt xe mỗi ngày. Nếu bạn loại bỏ chuyện di chuyển bằng cách chuyển nhà đến ở gần nơi học tập/làm việc, bạn sẽ loại bỏ được nỗi bất mãn lớn đó và giải phóng được rất nhiều thời gian và năng lượng để làm những việc bạn thấy xứng đáng hơn. Một quyết định đắt đỏ xứng đáng vì mang lại lợi ích dài lâu cho bạn.
9. Một Số Ít Quyết Định Sẽ Sản Sinh Phần Lớn Kết Quả: Quyết Định Mối Quan Hệ, Học Tập, Công Việc, Đầu Tư, Phong Cách Sống…
Có một số ít quyết định bạn cần đặc biệt suy nghĩ trước khi cam kết: bạn ăn kiêng gì, dành phần lớn thời gian cho ai (nhất là từ hẹn hò sang sống thử/cưới), chọn môi trường học tập nào, kiếm sống bằng gì, ký kết điều khoản hợp đồng ra sao, sinh sống ở nơi đâu…
Đây là những điểm bùng phát trong cuộc đời của bạn – bạn đang ra những quyết định rất khó (nhưng không phải “nhiệm vụ bất khả thi”) để thay đổi hoặc rút lại. Loại quyết định này cũng như tên bắn khỏi nỏ, không cách gì thu hồi được. Chúng tác động mãnh liệt đến cách bạn sử dụng thời gian và năng lượng mỗi ngày, dẫn đến sự thay đổi mạnh mẽ trong thu nhập, thỏa mãn cuộc sống và rồi, định mệnh của bạn.
Chính vì vậy, sẽ rất đáng giá nếu bạn dành một lượng lớn thời gian và công sức để bảo đảm mình có những quyết định tốt. Đừng yêu cho vui, xin đại cho có việc làm, dư tiền nhàn rỗi thì đâm đầu mở café hoặc mua nhượng quyền (một số thương hiệu nhượng quyền có điều khoản khiến bạn làm giàu cho họ, thay vì cho bạn). Ví dụ: chọn chỗ làm cũng là chọn một thế giới thứ hai – nơi bạn sống 1/3 cuộc sống thường nhật của mình. Đừng gật đầu với bất kỳ chỗ nào muốn nhận bạn (ngay cả chỗ sẵn sàng trả lương cao). Hỏi cảm nhận của một vài người đang làm việc về tình hình công ty, sếp trực tiếp là người như thế nào, mâu thuẫn nội bộ ra sao, điều tra danh tiếng công ty, dự án công ty đang làm, thách thức công ty đang gặp phải. Bạn có thể học được gấp đôi, kiếm được gấp đôi so với bạn bè đồng lứa nếu chịu khó làm bài tập kỹ trước khi đánh cược với công ty.
Mua nhà là quyết định tài chính lớn nhất bạn có thể ra, nếu bạn muốn mua nhà thì đừng vội trao tiền cho môi giới. Hãy nghiên cứu, hiểu tình hình mảnh đất và khu vực xung quanh, hiểu tình hình tài chính của bạn, tạo bảng ngân sách tổng, tăng điểm tín dụng, thương thuyết với ngân hàng nếu bạn định vay. Một chút đầu tư vào các công việc này có thể mang lại kết quả khổng lồ: giảm được 1% lãi suất phải trả có thể tiết kiệm bạn hàng trăm triệu đồng.
Khi bạn đặt mình vào vị trí sáng suốt nhất, những quyết định tốt nhất sẽ xuất hiện. Tôi thường tìm cách thư giãn hết cỡ để có những giây phút “a-ha” trước những quyết định lớn. Nếu bạn định chia tay, bắt đầu sự nghiệp mới, hay di chuyển đến nơi khác sinh sống, hãy thử đi một chuyến du lịch. Thay đổi môi trường quen thuộc sẽ quét sạch đầu óc bạn, chừa chỗ cho những ý tưởng mới vào tám tung tóe.
10. Nỗ Lực Nhiều Hơn Không Đồng Nghĩa Với Phần Thưởng Lớn Hơn – Hãy Tập Trung Vào Những Điều Quan Trọng, Và Lờ Đi Những Gì Còn Lại
Đây là bài học quan trọng nhất: BẠN KHÔNG ĐƯỢC THƯỞNG DỰA TRÊN NỖ LỰC. Cuối cùng thì người ta chẳng quan tâm bạn đã dành bao nhiêu thời gian để làm một việc, họ quan tâm lợi ích, tầm quan trọng, ý nghĩa và giá trị của công việc bạn tạo ra. Khách hàng sẵn sàng trả một khoảng kha khá cho việc cài đặt wesbite vốn chỉ tốn của tôi một ngày, vì họ hiểu giá trị mà website mang lại cho họ lớn hơn số tiền họ đầu tư nhiều.
Dành 50 năm đào hố giữa Sahara, ai thèm quan tâm chứ. Dành 1 năm để giải mã bản đồ genes người, viết sách chiến đấu chống ung thư, đọc sách nói dành cho người mù, và mọi người sẽ chú ý đến bạn.
Đây là một kỹ thuật đơn giản khi bạn lập danh sách “việc-cần-làm”. Liệt kê chúng và phân loại theo 3 cột: Nỗ Lực – Kết Quả – Độ Ưu Tiên, với thang điểm từ 1-10.
Bây giờ lấy công thức Độ Ưu Tiên = Nỗ Lực/Kết Quả.
Đây là ví dụ:
Việc #1: Rửa chén, giặt đồ, nấu cơm, đón con.
Nỗ Lực=10, Kết Quả=2, Ưu Tiên=5
Việc #2: Chuẩn bị bài thuyết trình cho Marketing.
Nỗ Lực=4, Kết Quả=4, Ưu Tiên=1
Việc #3: Gọi khách hàng nhờ giới thiệu thêm khách hàng mới.
Nỗ Lực=1, Kết Quả=10, Ưu Tiên=0.1
Thấy thứ tự Ưu Tiên mới của bạn chưa? Sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên có số điểm từ nhỏ đến cao (Excel, thưa quý vị!). Bạn làm việc #3 trước, rồi việc #2, rồi việc #1 – nếu bạn còn thời gian.
Bất kể bạn muốn làm gì, hãy dành thời gian ban đầu để phân tách công việc ra thành những việc nhỏ, điều gì quan trọng cần phải làm, và điều gì là sự phí phạm thời gian?
Thiết lập ngay danh sách “việc-tập-trung” và “việc-đừng-làm” ngay từ ban đầu sẽ tiết kiệm cho bạn một đống thời gian và công sức. Danh sách này sẽ không hoàn chỉnh ngay lúc mới khởi đầu, nhưng càng làm càng học bạn sẽ càng sáng ra.
Leo Babauta : Sức Mạnh của Ít Hơn
Bạn không cần cảm thấy như thể mình đang mang trên vai gánh nặng của cả thế giới để trở thành một người giàu năng suất. Trong cuốn Sức Mạnh của Ít Hơn, Leo Babauta đã đơn giản hóa nghệ thuật tinh tế của việc tập trung vào số ít quan trọng và loại bỏ số nhiều tào lao. Đây như một cuốn sách thực hành nguyên lý 80/20 cho cuộc sống và công việc.
Một người sẽ giàu có tỷ lệ thuận với số lượng những thứ anh có thể buông tay.
~ Henry David Thoreau
Dưới đây là 10 ý tưởng chính từ cuốn Sức Mạnh của Ít Hơn của Leo Babauta…
1. Đơn Giản Là Nhận Biết Những Gì Thiết Yếu, Rồi Loại Bỏ Số Còn Lại
Thật dễ bị cuốn vào những yêu cầu của cuộc sống hiện đại – thế giới đang luôn tăng dần độ phức tạp và đòi hỏi sự chú ý của bạn nhiều nhiều hơn nữa. Nếu cố gắng xử lý bất kỳ thứ nào thu hút sự chú ý của bạn, bạn sẽ thấy mình thường xuyên bị căng thẳng quá tải kiệt sức.
Đơn giản là nghệ thuật tập trung vào những điều thiết yếu cho mục tiêu và sự thỏa mãn cá nhân của bạn, và phớt lờ đi những thứ còn lại. Thay vì tập trung vào mọi thứ, đơn giản là lựa chọn chỉ tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất, và bơ đi mà sống.
Nếu đơn giản làm được việc, hãy giữ mọi thứ đơn giản.
2. Tập Trung Vào Những Điều Thiết Để Tạo Ra Tối Đa Kết Quả Với Tối Thiểu Nỗ Lực
Vì bạn chỉ có chừng đó thời gian và năng lượng mỗi ngày, tập trung vào những điều quan trọng nhất cho phép bạn đầu tư hơn vào những việc tạo ra nhiều kết quả nhất.
Tất cả chúng ta đều muốn ba đầu sáu tay chăm lo chu toàn mọi việc. Nhưng thực tế không như thế. Thay vì dàn trải bản thân quá mỏng, tập trung vào số ít thiết yếu giúp bạn đạt được những mục tiêu ý nghĩa nhất. Việc này đòi hỏi bạn phải quyết định: chọn lựa không tập trung hay không quan tâm tới những thứ xao lãng vào lúc ấy.
3. Bạn Phải Đặt Giới Hạn – Giới Hạn Không Tự Đặt Mà Có.
Hầu hết chúng ta đều tránh né việc đặt giới hạn. Sai quá sai. Không có giới hạn, thật dễ nhầm rằng mọi thứ đều quan trọng, và bạn sẽ không dễ có thể hoàn thành mọi việc trong một ngày.
Khi không đặt giới hạn, rất dễ gây lãng phí thời gian và năng lượng. Nguyên lý Parkinson phát biểu “Công việc tự mở rộng ra để lấp đầy lượng thời gian được ấn định cho nó”. Nếu cho bạn 3 tiếng để ôn bài, bạn sẽ ôn đủ 3 tiếng. Nếu cho bạn 6 tiếng để ôn bài, bạn sẽ kéo dài đến 6 tiếng. Đó là vì sao thật dễ cày đến khi bạn xuống lày, lướt Internet vô tận và tiêu tiền như nước vào những thứ chỉ xài một vài lần rồi xếp xó.
Bạn phải đặt giới hạn cho bản thân. Cốt lõi của phân thứ tự ưu tiên là quyết định không làm điều gì đó. Những gì bạn KHÔNG làm mở ra những gì bạn CÓ THỂ làm. Nếu mọi việc đều là số dzách, bắt-buộc-phải-làm, bạn đã chưa đặt ưu tiên cho bất cứ thứ gì.
4. Tập Trung Mỗi Lần Chỉ Một Việc.
Làm đa nhiệm là chuyện hoang đường – não chúng ta chỉ có khả năng thực sự tập trung mỗi lần một việc. Bạn nghĩ bạn đang làm đa nhiệm, sự thực là bạn đang chuyển đổi liên tục sự chú ý từ việc này sang việc nọ. Mỗi lần chuyển tập trung, tâm trí bạn lại phải tốn thời gian nạp lại thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả.
Không phải ai cũng thiên tài như Tony Stark vừa điều hành cuộc họp cổ đông bằng 5 thứ tiếng, vừa làm người tình thỏa mãn qua sex phone, vừa xây dựng bộ áo giáp mới cho Iron Man. Mỗi lần bạn chuyển tập trung, bạn phải trả giá. Cái giá bạn phải trả để trở nên hiệu quả tỷ lệ nghịch với độ tập trung của bạn.
5. Giới Hạn Mục Tiêu và Dự Án Đang Chạy Không Quá 3-4 Việc Cùng Lúc.
Nếu bạn từng tạo một danh sách tất cả dự án hiện tại của bạn, chắc trong đó chứa hơn 365 việc bạn muốn hoàn thành. Một số thứ cá nhân, một số thứ gia đình, số khác được chất đầy thêm vào dĩa từ công việc. Bạn có thể cảm thấy mình không có lựa chọn được làm hay không làm dự án này, nhưng bạn có.
Thay vì cố làm 30-40 việc cùng lúc (và thất bại thảm hại), hãy hạn chế dự án đang chạy không quá 3- 4 việc sẽ giúp bạn bảo tồn năng lượng, cho phép bạn thực hiện các mục tiêu quan trọng nhất của mình một cách nhanh chóng rồi chuyển sang việc kế.
Tôi giữ một sổ tay ghi các kế hoạch tôi muốn làm vào danh sách “Ngày nào đó/ Có lẽ”, theo gợi ý của tác giả David Allen giới thiệu trong cuốn sách hiệu suất kinh điển Hoàn thành mọi việc. Những dự án quan trọng nhất được đưa vào danh sách đang chạy, và tôi gạch chéo đi những việc nhỏ đã hoàn thành mỗi ngày. Đây là bài tập đơn giản giúp tôi tập trung vào những gì quan trọng nhất ngay bây giờ, và tạm thời bỏ qua số còn lại.
6. Thiết Lập 3 Việc Quan Trọng Nhất Mỗi Ngày, và Thực Hiện Chúng Trước Khi Làm Bất Cứ Việc Gì Khác.
Mỗi ngày, có vài việc bạn có thể hoàn thành để tiến một bước dài tới đích những kế hoạch quan trọng nhất của bạn. Đó là những việc quan trọng nhất (Most Important Tasks – MITs).
Để đạt tối đa hiệu quả mỗi ngày, hãy tạo một danh sách từ 2-3 MIT vào đêm trước (hoặc sáng ấy). Khi bạn xắn tay áo lên làm việc, mục tiêu của bạn đã rõ: hoàn thành MIT nhanh nhất có thể – trừ phi có việc khẩn cấp, những việc khác có thể chờ vì chúng ít quan trọng hơn. Youtube, Facebook, Email…hãy hoãn cái sự sung sướng đó lại.
Một khi bạn đã hoàn thành được MIT, thời gian còn lại trong ngày là phần thưởng thêm. Hãy tự vỗ vai mình – bạn đã làm xong những việc đóng góp to lớn nhất vào thành công và sự sung sướng của bạn hôm nay.
7. Gộp Các Việc Tương Tự Nhau Lại Để Bảo Toàn Sự Tập Trung Của Bạn.
Mỗi lần bạn chuyển đối tượng tập trung, bạn mất một đống điểm năng suất. Để tránh bị tổn thất, bạn cần tìm ra giải pháp để ít mất tập trung hơn.
Gộp nhóm là tổng hợp các việc tương tự rồi giải quyết một lượt cho tiện. Ví dụ như việc kiểm tra e-mail – 5 phút kiểm tra một lần làm bạn liên tục chuyển tập trung và gây thiệt hại năng suất. Kiểm tra và hồi âm tại thời điểm được ấn định trong ngày (10.00 và 15:00), bạn có thể hoàn thành được một lượng việc giống nhau trong thời gian ít hơn.
Việc vặt thường hữu ích để gộp nhóm – mỗi lần muốn mua đồ lại chạy xe đến tiệm tạp hóa nghe có khôn ngoan không? Ghi những thứ bạn cần vào danh sách, rồi mua tất cả cùng lúc rõ ràng là hiệu quả hơn nhiều. Chuẩn hơn nữa là làm nhiều việc vặt cùng lúc, như đi đón con sau khi đi siêu thị.
Riêng tôi thường thuê ngoài hay tự động hóa những việc vặt để tối ưu thời gian. Đặt lịch cố định để gộp nhóm những việc không quan trọng giúp bạn dễ tập trung hơn, trong khi vẫn để mắt tới những việc thường nhật như như trả hóa đơn, lau dọn, bảo dưỡng.
8. Cài Đặt Thói Quen Tích Cực Dễ Nhất Khi Bạn Bắt Đầu Nhỏ, Rồi Xây Thêm Dựa Trên Đà Thành Công Ban Đầu.
Khi tạo thói quen tích cực, hầu hết mọi người đều phạm sai lầm cố gắng thay đổi quá nhiều thứ cùng một lúc. Thiết lập hoặc thay đổi thói quen đều cần ý chí, mà ý chí là tài nguyên rất giới hạn. Ý chí vốn không xài được trong dài hạn. Dàn trải năng lượng ý chí quá mỏng sẽ khiến bạn không duy trì được thói quen.
Để đạt kết quả tốt nhất, hãy tập trung cài đặt hoặc thay đổi mỗi lần một thói quen, và bắt đầu nhỏ đến bự, từ thấp đến cao. Nếu bạn muốn chống đẩy 100 cái, hãy bắt đầu tập 1 cái. Mỗi ngày, thêm một cái. Nếu bạn muốn dậy sớm lúc 06:00, mỗi ngày hãy tập dậy sớm hơn 1 phút. Xây dựng theo đà sẽ dễ giữ được thói quen bền lâu.
Bất kể bạn làm gì, hãy chỉ tập trung vào MỘT (và chỉ một) thói quen một lần. Luyện tập thói quen đó cho đến khi nó trở thành bản năng, mà không cần phải suy nghĩ hay vận ý chí để thực hiện mỗi ngày. Và chỉ sau khi đó, bạn mới nên chọn một thói quen khác để cài đặt.
Tôi thường thử nghiệm 30 ngày thử thách để cài đặt một thói quen mới. 30 ngày ăn kiêng thông tin. 30 ngày dậy sớm. 30 ngày đọc sách. Vậy là mỗi năm tôi có ít nhất 12 thói quen tốt sẽ phục vụ tôi cả đời.
9. Tối Giảm Những Cam Kết Hiện Tại Của Bạn, và Đừng Ngại Nói “Không” Với Những Cam Kết Mới.
Trừ phi bạn ý thức tối giảm những cam kết hiện tại, còn không danh sách cam kết sẽ phình to to to to ra cho đến khi bạn ngạt thở và ngất xỉu. Thật dễ bị cám dỗ nói “đồng ý” với mọi thứ để tỏ ra dễ thương lấy lòng mọi người. Rất ít người thích cảm giác từ chối yêu cầu giúp đỡ hoặc thất hứa, khiến cho “đồng ý” trở thành phản hồi mặc định của ta với những yêu cầu bên ngoài.
Steve Jobs nói đúng: “Thời gian của bạn là hữu hạn nên đừng sống cuộc đời của người khác”. Sẽ tử tế hơn rất nhiều nếu bạn thẳng thắn ngay từ đầu với mọi người về những ưu tiên hiện tại của bạn. Tôi bận học nên không đi chơi được. Tôi bận tập thể dục nên không đi nhậu đâu. Tôi phải về với gia đình nên không làm quá giờ nữa.
Cam kết “nửa vời” không giúp ích cho ai. Hoặc bạn “làm đầy đủ” hoặc “không làm.” Đừng gánh vác trọng trách thế giới trên vai.
10. Chậm Lại, Chú Ý, và Tận Hưởng Quá Trình.
Đời có thể trôi qua rất nhanh trừ phi ta quyết định sống chậm lại. Ngoảnh đầu nhìn lại, một trong những điều hối tiếc phổ biến nhất mà con người thổ lộ vào giây phút cuối đời là mọi thứ sao diễn ra nhanh quá, và ta đã không tập trung đủ cho những gì rõ ràng là quan trọng nhất – gia đình, bạn bè, cống hiến ý nghĩa, và tận hưởng những khoảnh khắc giản dị trong cuộc sống.
Sống chậm lại là một món quà tốt nhất bạn có thể trao tặng bản thân, bạn bè và người thân yêu. Cuối cùng thì, chẳng ai quan tâm bao nhiêu con số 0 bạn có trong tài khoản ngân hàng, chức danh công việc của bạn là gì, hay bao nhiêu fan theo dõi bạn trên Facebook.
Nghiên cứu chỉ ra những trải nghiệm đáng nhớ tác động mạnh đến hạnh phúc và sự thỏa mãn cuộc sống của bạn. Cho nên cách để có một cuộc sống tốt là tạo ra thật nhiều những trải nghiệm đáng nhớ. Tin tốt lành đây: sống chậm và tận hưởng trải nghiệm cuộc sống thường nhật chẳng tốn của bạn một xu nào, dễ thực hiện, và cực kỳ hiệu quả.
MED : Ứng Dụng Thực Tế Cho Bạn
MED (Minimum Effective Dose) – Liều lượng hiệu quả tối thiểu – là liều lượng tối thiểu để tạo ra hiệu quả mong muốn. Mọi thứ vượt lên trên mức MED là phí phạm.
Tại sao MED ?
Bạn không cần hiểu cơ chế hoạt động của cơ thể mình ra sao để kích hoạt MED. Cũng như bạn không cần biết điện là gì để thắp sáng bóng đèn. Thế giới còn chưa biết điện là gì. Bạn chỉ cần biết bấm nút gì, theo thứ tự nào để tắt đèn đi ngủ, hâm nước nóng, nấu nước sôi trộn mì gói, xem người ta đánh nhau trên TV, xài vi tính lướt Facebook. Cái nút bấm của chúng ta chính là liều lượng MED.
Nhiều hơn không phải là tốt hơn. Chăm chỉ là một cái bẫy tâm lý. Nó khiến bạn tưởng mình đang tạo ra kết quả. Nó giúp bạn tránh được cảm giác có lỗi “mình chẳng làm gì cả”. Ít ra nếu bạn không làm được gì thì cũng có thể phủi tay : “Mình đã cố hết sức rồi”. Ở phút cuối, thầy giáo sẽ không quan tâm bạn đã học lâu mà chỉ quan tâm bài làm của bạn có tươm tất không. Mọi người cần bạn thông minh hơn, thay vì làm việc cật lực đi nhưng không tạo ra kết quả.
Làm một lượng ít nhất cần thiết, không phải lượng nhiều nhất có thể. MED là số lượng ít nhất, tần số ít nhất, sự thay đổi ít nhất giúp bạn đạt được kết quả bạn muốn. Bạn muốn áp dụng MED vì đơn giản là hiệu quả, phức tạp thường thất bại.
Hãy tự hỏi mình: 20% liều lượng gì sẽ giúp bạn đạt được 80% kết quả mong muốn?
Ứng Dụng
Học Ngoại Ngữ : Để được xem là thành thạo tiếng Anh, bạn chỉ cần học khoảng 1.200 từ hay sử dụng nhất. 1,200 từ này sẽ giúp bạn hiểu hơn 95% cuộc đối thoại thông thường. Để hiểu đến mức 98% bạn sẽ cần nhiều năm để học thay vì chỉ vài tháng. Làm toán cơ bản, 1.200 chỉ khoảng 0,27% so với 450.000+ từ trong từ điển Anh. Người Mỹ trung bình sử dụng 8.000 từ. Nhà báo và nhà văn sử dụng 15.000 từ. Giáo sư đại học sử dụng 15.000 từ. Shakespeare sử dụng 60,000 từ. Nếu bạn muốn làm sex-a-spear, hãy học 30.000 từ và đi dự giải Spelling Bee. Còn nếu không, MED của học ngoại ngữ là 1,200 từ.
Học Bài : 80% nội dung bài học bạn cần nhớ chỉ nằm trong 20% nội dung. 20% nội dung này chính là các từ khóa. Những từ này sẽ giúp bạn viết nên một câu hoàn chỉnh. Học thuộc lòng là cách của con nít. Giảng viên chấm điểm cũng bằng cách đọc lướt câu và phát hiện từ khóa. Chấm điểm đối với giảng viên là mệt nhọc phiền phức. Người ta không trả lương đủ cao để giảng viên chấm bài bằng cách đọc từng chữ một. Đây là một phần của quá trình học theo Bản Đồ Tư Duy.
Lao Động Trí Óc : Để đưa não bộ vào trạng thái hoạt động, người bình thường mất 10 phút. Để nó hoạt động tốt thì dao động ở mức 45 phút. Và 45 phút tập trung học là tất cả những gì bạn cần để ôn lại bài vở trên lớp. Học sau 45 phút bạn sẽ lâm vào trạng thái lơ đãng quên trước quên sau. Những hội thảo dài dằng dặc mà không có nghỉ ngơi khiến người khác rơi rụng kiến thức, chỉ nhớ được khúc đầu và khúc cuối. MED của lao động trí óc trong 2 tiếng là 45 làm/15 nghỉ/45 làm/15 nghỉ.
Giảm Cân : tiêu thụ 30g protein trong vòng 30 phút sau khi thức dậy. Chỉ một thay đổi nhỏ trong chế độ ăn kiêng đó, nhiều người đã giảm 5kg trong vòng một tháng.
Thư Giãn : Buổi trưa ngủ 20 phút là đủ để thư giãn đầu óc. Ngủ 1 tiếng buổi trưa cũng chỉ có tác dụng ngang bằng 20 phút.
Đi Tắm Nắng : Bãi biển đầy những cô gái người việt hiện đại đang cố gắng phơi nắng để có làn da nâu giòn thật bảnh. 1 tiếng sau, cô gái vẫn nằm dưới ánh mặt trời… 2 tiếng sau, cát phủ đầy người, có lẽ cô đã chết…3 tiếng sau, cô vùng dậy, lao lên bãi tắm biển. Haiz, cô gái khờ khạo. 15 phút là MED để kích hoạt phản ứng melanin và có làn da nâu bóng. Lâu hơn sẽ khiến cô nàng cháy da và không thể chạm ngón chân xuống biển trong thời gian dài.
Thể Dục Thể Thao : Trừ phi bạn là vân động viên ngoài ra bạn không cần phải cắn răng nâng tạ suốt 1 tiếng hay “nhảy lên nhảy xuống” trong phòng tập aerobic suốt 2 tiếng. Vượt quá mức MED có thể hủy hoại tiến bộ của bạn hằng tháng. Để cách tân cơ thể mình, có hai MED bạn cần phải chú ý. Để loại bỏ mỡ dự trữ -> Làm những điều tối thiểu cần thiết để kích hoạt một lượng hormone. Để thêm cơ bắp -> làm những điều tối thiểu cần thiết để kích hoạt cơ chế tăng trưởng trong cơ thể và hệ thống. Bạn chỉ 90-120 giây tập luyện cường độ nặng với 25kg mỗi tuần môt lần là đủ thay vì tốn thời gian tập 5-10 hiệp bắt chước các tạp chí sức khỏe lộng lẫy (nhưng kém tác dụng).
Giải Quyết Vấn Đề : Đừng để cảm xúc của bạn chen vào khi giải quyết vấn đề. Nếu không, những cảm xúc tiêu cực sẽ làm ngập ngụa lý trí của bạn. Lo lắng là đã vượt qua MED. Đau khổ là vượt qua MED. Buồn bã là vượt qua MED. Chừng mực, điềm tĩnh là MED. Người ta luôn nể phục những người giải quyết vấn đề mà không vừa chạy vừa la làng: Trời sắp sụp rồi!
Ăn Nhậu : Rượu và bia chỉ nên uống có chừng mực. Vượt quá mức MED 1 chai 1 ly thì ruột gan và tế bào não của bạn bắt đầu bị hủy hoại. Quá nhiều rượu vang cũng làm món ăn trở nên kém tinh tế. Say bí tỉ và không nhận thức được hành động của mình có hại hơn bạn tưởng.
Lời Kết
Trong cuốn Nguyên Lý 80/20, Richard Kooh đã cẩn thận xem xét Quy Luật Pareto – một quan sát thực nghiệm rằng trong mọi hoàn cảnh, “một số ít nguyên nhân, đầu vào, hay nỗ lực sẽ tạo ra số nhiều kết quả, đầu ra, hay phần thưởng”. Quy luật tự nhiên này xuất hiện trong mọi khía cạnh cuộc sống. Nếu chú ý đến nỗ lực và kết quả của bạn, bạn có thể nhận ra những cơ hội cải thiện lớn để có một cuộc sống chất lượng cao vượt bậc.
Bằng cách nhận ra số ít 20% quan yếu và tập trung tối ưu chúng, bạn có thể đạt năng suất khổng lồ trong một khoảng thời gian rất ngắn. Trong khi Quy Luật Pareto thường dùng cho bán hàng, khách hàng hay phân tích hàng hóa, sách Nguyên Lý 80/20 xem xét ứng dụng cho đời sống cá nhân nữa, như đặt thứ tự Ưu Tiên và Cân Bằng công việc/cuộc sống.
Tập trung vào 20% nỗ lực tạo ra 80% kết quả không dễ dàng, nhưng bí quyết này có thể cách mạng hóa chất lượng cuộc sống của bạn. Vĩnh viễn.
. . .
Cảm ơn anh Trần Hữu Đại Nhật về những bài viết cực kì hữu ích và chất lượng cho cộng đồng người trẻ Việt Nam.
Bài viết trên được tổng hợp từ 3 bài viết :
- Nguyên Lý 80/20: Bí Mật Làm Ít Hơn Đạt Nhiều Hơn
- Sức Mạnh của Ít Hơn
- Liều Lượng Hiệu Quả Tối Thiểu (MED)
PTCN | Nguồn
Unsplash | Ảnh
Dũng Bùi | Biên tập
Cảnh Báo:
Chúng tôi không xác nhận bất kỳ nội dung hoặc sản phẩm nào được đăng ở trong bài viết này. Chúng tôi hướng đến việc cung cấp cho bạn tất cả những thông tin quan trọng mà chúng tôi có thể có, độc giả nên tự nghiên cứu trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào có liên quan đến công ty hay một cá nhân. Việc đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm hoàn toàn về quyết định của chính mình..